Neuerungen im Rahmen der Zusendung von Schriftstücken (USP)

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  • 12. März 2020

1. Elektronische Zustellung – Allgemeines

ab dem 1.12.2019 gilt die neue elektronische Zustellung für behördliche Schriftstücke. Die Zustellung erfolgt in „mein Postkorb“ im Unternehmensserviceportal (USP).

Ab dem Jahr 2020 sind Unternehmer grundsätzlich zur Teilnahme an der neuen elektronischen Zustellung behördlicher Schriftstücke verpflichtet.

Unter diesen Unternehmerbegriff fallen alle natürlichen Personen, juristischen Personen, Personengesellschaften, Personengemeinschaften und Personenvereinigungen, die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, selbstständiger Arbeit, Gewerbebetrieb oder Vermietung und Verpachtung erzielen.

Dazu verpflichtet sind ALLE Unternehmer mit Ausnahme von

  • Kleinunternehmern iSd UStG (Umsatzgrenze von TEUR 30, ab 1.1.2020 TEUR 35) oder
  • wenn Unzumutbarkeit vorliegt (nachweislich kein Internetanschluss).

Von der elektronischen Zustellung betroffen sind unter anderem elektronische Meldebestätigungen, Strafregisterbescheinigungen, RSa- und RSb-Briefe.

2. Elektronische Zustellung – Funktion

Im Unternehmensserviceportal können Sie unter dem Punkt „mein Postkorb“ Unternehmer auf Ihre elektronischen Zustellstücke, die von Behörden übermittelt wurden, zugreifen und diese im Posteingang abholen.

Das Anzeigemodul hat den Empfänger unverzüglich davon zu verständigen, dass ein Dokument für ihn zur Abholung bereit liegt. Diese elektronische Verständigung ist an die im Teilnehmerverzeichnis bekanntgegebene elektronische Adresse (E-Mail) des Empfängers zu versenden. Es können auch mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

Hinterlegung der E-Mail-Adressen erfolgt unter Profileinstellungen, Verständigungen:

Wenn Kleinunternehmer die elektronische Zustellung ablehnen, muss im Unternehmensserviceportal eine Abmeldung von der elektronischen Zustellung durchgeführt werden (siehe Bild oben „Registrierung löschen“).

Die Löschung der Registrierung für Fälle, in denen keine Verpflichtung zur Teilnahme besteht, ist theoretisch auch schriftlich beim Bundesrechenzentrum GmbH, z.H. USP-SC, Zimmer D108, Hintere Zollamts-straße 4, 1030 Wien möglich.

3. Elektronische Zustellung – Einrichten

Welche Schritte zu setzen sind, hängt davon ab, welche „Vorarbeiten“ das Unternehmen schon in Bezug auf die elektronische Zustellung in Finanz Online bzw. im Unternehmensserviceportal geleistet hat:

  • Fall 1: Unternehmen ist in Finanz Online registriert und hat eine E-Mail-Adresse zur elektronischen Zustellung hinterlegt. Das Unternehmen wurde bereits vollautomatisch in das neue zentrale Teilnehmerregister übernommen. Die in Finanzonline hinterlegte E-Mail-Adresse wurde automatisch übernommen.
  • To do: Überprüfung der E-Mail-Adresse und Änderung dieser falls notwendig.
  • Fall 2: Unternehmen ist in Finanz Online registriert und hat keine E-Mail-Adresse zur elektronischen Zustellung hinterlegt. Eine automatische Übernahme konnte nicht erfolgen.
  • To do: Registrierung im USP (falls noch nicht vorgenommen); Hinterlegung einer E-Mail-Adresse (Unternehmer und/oder Postbevollmächtigter); Änderung der Einstellungen auf „elektronische Zustellung“.
  • Fall 3: Unternehmer ist nicht Finanz Online Teilnehmer.
  • To do: Registrierung direkt im USP ab 1.12.2019; Hinterlegung einer E-Mail-Adresse (Unternehmer oder Postbevollmächtigter); Änderung der Einstellungen auf „elektronische Zustellung“.

Die Registrierung im USP muss durch den Unternehmer bzw. einen Bevollmächtigten selbst durchgeführt werden und kann nicht von uns für Sie übernommen werden.

Als Voraussetzung zur Anmeldung am USP gilt:

  • Einzelvertretungsbefugte Person des Unternehmens (natürliche Person) benötigen für die Anmeldung am USP: Finanz Online Zugangsdaten (Anmeldung online unter: https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/a/erstanmeldung1.do?reqkey=Uwm3hO_kWEmeRpNuvc0K7DP oder eine Handysignatur*)
  • Nicht einzelvertretungsbefugte Person des Unternehmens (juristische Person) benötigen für die Anmeldung am USP: Finanz-Online Zugangsdaten der Firma (nur auf persönliche Vorsprache beim Finanzamt oder über uns möglich*) und eine Handysignatur oder die privaten Finanz Online Zugangsdaten

*Sollten Sie uns mit der Anmeldung zum Finanzonline betrauen, bitten wir Sie mit der Beauftragung die im Anhang befindliche Spezialvollmacht zu zeichnen und falls bei uns noch nicht aufliegend auch eine Ausweiskopie zu übermitteln.

Unter folgendem Link finden Sie eine Anleitung wie man das Unternehmen im USP anmelden kann: https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/home/registrieren.html

Erledigungen der Finanzbehörden gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) werden weiterhin in Finanz Online zugestellt und zusätzlich zur Information über das Anzeigemodul angezeigt.

Für die „Nicht-Teilnahme“ an der elektronischen Zustellung sind derzeit keine Sanktionen vorgesehen. Sofern keine elektronische Zustellmöglichkeit vorliegt, wird die versendende Behörde eine postalische Zustellung vornehmen.

Selbstverständlich unterstützen wir Sie aber gerne bei der Anmeldung zum Finanz Online, der Anmeldung beim USP und der Aktivierung der elektronischen Zustellung, sowie bei der Einreichung des Antrages für die Ausnahme von der elektronischen Zustellung.
Wir bitten Sie jedenfalls, die Registrierung umgehend vorzunehmen, da Schriftstücke von Behörden (z.B. Strafen) und Gerichten (z.B. Firmenbuch) nur noch elektronisch über das Unternehmensserviceportal zugestellt werden. Ihre Schriftstücke vom Finanzamt erhalten wir, soweit wir über eine Zustellbevollmächtigung Ihrerseits verfügen und leiten diese wie bisher an Sie weiter.

Nicht-Unternehmer können freiwillig an der elektronischen Zustellung teilnehmen.